13 Preguntas que hay que hacer durante una demostración de un software de gestión (ERP)
¿Cuáles son las preguntas clave en una demo de ERP? Tenemos que ir preparados a las demos de producto, por eso hemos seleccionado 13 preguntas que tienes que realizar si o si en una DEMO de ERP, que te ayudaran a elegir tu próximo ERP.
Una de las fases dentro de la elección de un ERP son las famosas “Demos”, en la que el proveedor o fabricante nos enseña el producto para poder valorar si realmente se adecua a nuestra empresa y a nuestro sector. Esta fase es una de las más importantes y nos ayudará a decidir cuál es el ERP y el proveedor con el que vamos a trabajar en los próximos años.
Mi consejo es que lleves las preguntas preparadas, se las puedes incluso enviar antes de la reunión. Si no, al final de la demo será el momento para preguntar todo lo que no se haya ido aclarando durante la presentación.
1ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: ¿Cuántos años de experiencia tienen en el sector?
Aquí es importante diferenciar entre los años que tiene una empresa y los años de experiencia en este tipo de proyectos. Esta pregunta permite ver la solvencia de la empresa y la experiencia del proveedor, en desarrollo y experiencia. Es importante conocer al posible proveedor que nos dará servicio, pero ojo, la longevidad no es necesariamente una garantía de calidad.
También es interesante saber cuántas líneas de negocio tiene y el peso que tiene el ERP dentro de ellas.
2ª pregunta a realizar en una demo de software de gestión: ¿Cuál es la evolución del producto?
Es importante conocer la evolución del producto. ¿Cómo crece? ¿Cada cuánto hay actualizaciones o cambios de versión? ¿Cómo actúan ante un cambio legislativo o contable? ¿Quién decide que funcionalidades se incorporan? Estas son preguntas clave que tienen que conocerse desde el principio y que nos darán una visión de la estrategia que tiene el proveedor o si por el contrario va improvisando.
Si tenemos la oportunidad, también es interesante preguntar por el equipo de consultores, ¿Son juniors seniors? ¿Cuántos años llevan en la empresa? ¿Todos son especialistas en nuestro sector? Esto nos dará el grado de especialización que tiene el equipo.
3ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: ¿Qué posibilidades de integración hay con otras herramientas?
El ERP es un software que ocupa un lugar central en el sistema información de la empresa, es por tanto natural la integración con las demás herramientas clave.
Tendremos que pensar con que necesitamos integrar nuestro ERP y preguntar por cada uno de ellos. Si se puede integrar y si ya lo tienen integrado en otros clientes.
4ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: ¿Cuáles son los requisitos previos en cuanto a la infraestructura?
Es necesario saber los requisitos necesarios para la infraestructura. Esto nos ayudará a saber si nuestra infraestructura actual nos sirve o tendremos que realizar una inversión mayor para actualizarla.
5ª pregunta a realizar en una DEMO de software de gestión: ¿Mis datos están seguros?
Es importante preguntar al proveedor que sistemas de seguridad utiliza para acceder al sistema, por ejemplo, en caso de aplicación en la nube el cifrado SSL. Por otra parte, también es importante preguntarle al proveedor que tipo de sistemas de backup de datos están utilizando.
6ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: Tipo de ERP.
Es sustancial saber si el ERP que estamos valorando adquirir es un ERP basado en un software global como por ejemplo Oracle o Microsoft o si por el contrario se trata de un software local de desarrollo propio.
7ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: ¿ERP Horizontal o Vertical?
También tenemos que conocer si es un software con desarrollos a medida o si por el contrario se tratar de un software vertical que ya está “paquetizado” para nuestro sector. En cualquiera de los casos tendremos que saber la capacidad de personalización y parametrización del mismo.
8ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: ¿Cuál es el tiempo de implantación del software de gestión?
Tenemos dos objetivos con esta pregunta: primero, evaluar si el proveedor tiene una respuesta clara y realista, y segundo, ver si tiene una metodología establecida.
Ejemplo de planning de implantación de ERP.
9ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: Tipo de formación:
La formación y adquisición de habilidades son esenciales en cualquier proyecto ERP. Es necesario saber qué tipo formación vamos a recibir y que tipo de recursos tiene la empresa y si cuenta con un centro de conocimiento.
El centro de conocimiento es un activo valioso que permite a los usuarios encontrar de forma sencilla y rápida respuesta a dudas comunes que puedan surgir, profundizar en el uso de la herramienta y también permite familiarizarse con los distintos usos de la herramienta, en particular para los nuevos usuarios.
10ª pregunta a realizar en una DEMO de software de gestión: Tipo de soporte.
Por otra parte, hay que preguntar qué tipo de soporte hay después del soporte al arranque. ¿Tienen un equipo propio de soporte? ¿Tienen alguna herramienta concreta para gestionar los casos de soporte? ¿Tienen una ratio de cuánto tiempo tardan de media en resolver los casos? ¿Qué valoración media tienen de sus clientes? ¿Qué horario tiene dicho servicio de soporte? ¿Qué coste lleva?
11ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: Referencia de clientes.
Las referencias de clientes siempre son significativas, pero en el caso de los softwares verticalizados todavía lo son más, ya que esas empresas son del mismo sector que la nuestra y ya están trabajando él mismo ERP que estamos valorando adquirir. Lo ideal es pedir referencias del sector e incluso preguntar la posibilidad de poder llamar a estas empresas o visitarlas para poder pedir referencias.
12ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: El coste y su precio
Es importante que, aunque en la primera DEMO no nos puedan dar un precio cerrado, nos puedan dar una horquilla y nos vayamos con una sensación control sobre este tema.
Es clave que nos muestren su manera de tarificar, si es por usuario, por módulos, coste de licencias, coste de nuevas versiones, coste de soporte, etc. para poder hacernos una idea del coste total de adquisición del ERP y de su mantenimiento posterior.
13ª pregunta a realizar en una DEMO de ERP: Dolores actuales
Es importante que además de las preguntas indicadas anteriormente, hagas un listado de los dolores actuales que presenta tu ERP o un listado con los deseos que te gustaría que cumpliera tu ERP nuevo. Y se la pases al consultor para que pueda centrarse en mostrar como lo tienen ellos solucionado.
Estos son algunas preguntas que consideramos necesarias hacer durante una demo de ERP y que te ayudaran con la elección de tu futuro ERP y proveedor. Esperamos que te hayan servido de ayuda.
