Criterios para elegir ERP
La búsqueda y elección de un nuevo ERP puede llegar a ser una tarea ardua, por eso hoy vamos a darte 9 criterios en los que basarte cuando decidas comenzar el proceso de cambio de ERP.
El software de gestión es la herramienta que usan casi todas las personas de la empresa y la que nos ayuda a conseguir nuestros objetivos. Este, influirá directamente en nuestra productividad y competitividad. Por tanto, seleccionar el ERP adecuado para nuestro negocio es una de las decisiones más importantes que tomemos. La decisión tiene que ser acertada.
Primer criterio para la selección de un ERP: Necesidades
Este es probablemente el criterio más importante para elegir un ERP y también el más complicado. Hay que identificar las necesidades reales, las funciones esenciales y las cualidades necesarias para tu ERP.
- Para ayudarnos a definirlas podemos realizar estas preguntas en voz alta:
- ¿Cuáles son los puntos débiles de su software de gestión actual?
- ¿Nuestros clientes están sufriendo debido a estas carencias?
- ¿Nuestros empleados están soportando estas deficiencias?
- ¿Cuáles son los planes de nuestra organización para los próximos 10 años?
- ¿Cuáles son los puntos fuertes de nuestro software actual? Es necesario reconocer lo que funciona bien para no perderlo con el cambio.
Estas preguntas se las deberíamos realizar a todas las personas que ocupan un puesto clave dentro de nuestra organización. Gerencia, director financiero, director de producción, ventas y marketing, almacén, técnico de campo, maestro de almazara… estos colaboradores clave, cambiarán en función nuestra empresa y de nuestro sector.
Una vez recopilada toda la información, tendrás que clasificarla: desde las más críticas, a muy importantes, a secundarias. El ERP escogido debería cubrir todas las necesidades críticas y la mayoría de las necesidades más importantes.
Segundo criterio para elegir un ERP: El Coste
¿Cuánto cuesta? Esta pregunta nos obsesiona y suele ser frecuente realizarla desde la primera toma de contacto que tenemos con un proveedor de software, pero, la pregunta que realmente tenemos que hacernos es ¿Cuál es mi presupuesto? ¿Cuánto puedo gastar y cuanto estoy dispuesto a invertir en el software de gestión?
Para poder respondernos a la pregunta tendremos que evaluar y analizar el retorno de la inversión que se espera con el cambio del ERP, incluidos los ahorros operativos y la mejora de las ventas. Un ERP tiene que ayudarnos a ser más productivos y competitivos si no, puede llegar a ser un lastre.
Tercer criterio para elegir un ERP: Sostenibilidad del ERP
El cambio de ERP como hemos comentado supone una inversión importante dentro de nuestra compañía, e invertir significa sobrevivir en el tiempo. Es por eso por lo que debemos asegurarnos su durabilidad. Tiene que ser capaz de acompañarnos allá donde queramos llegar en los próximos años, aunque ni siquiera sepamos todavía donde es.
Los softwares de gestión multinacionales nos dan la tranquilidad y la seguridad de su perpetuidad, si en un momento determinado nuestro proveedor no pudiera continuar dándonos soporte, otro partner nos lo podría ofrecer. Sin embargo, no es lo mismo cuando nuestro proveedor es una empresa local o un solo programador. Hay que evaluar muy bien los riesgos que podemos tener y evaluar la durabilidad del software y del proveedor. ¿Es una empresa estable y rentable? ¿Qué líneas de negocios tienen? ¿Qué peso tiene la línea de software dentro de ellas? ¿Cuántos clientes tienen? ¿Qué edad media tiene el equipo y la gerencia de esa empresa? ¿seremos dueños de las fuentes? Estas serán entre otras las preguntas que deberíamos plantearnos.
Cuarto criterio para elegir un software de gestión: Integración con otras herramientas
Este criterio que nos ayudará a tomar la decisión del cambio de ERP coincide con una de las ventajas que mencionamos cuando explicamos qué era un software verticalizado.
Y es que un ERP tiene que ser ágil y flexible, la facilidad de integración con otras herramientas es clave.
Según en el sector en el que nos encontremos, existirá la necesidad de integrar el ERP con herramientas externas como el EDI, el Automata, etc. Que el ERP este ya preparado o preconfigurado para hacer las integraciones será un plus para su elección.
Quinto criterio para elegir un ERP: Tipo de industria
El sector de actividad es clave para un cambio de ERP. Determinados sectores de actividad requieren elementos específicos y el software de gestión que se escoja tiene que adaptarse por completo al tipo de industria de nuestra compañía, esto puede significar optar por un ERP verticalizado. Algunos son muy especializados, mientras que otros pueden adaptarse a un ambito muy amplio.
Para encontrar el adecuado, es bueno hablar con otras empresas del sector y empresas similares para conocer su ERP. Incluso dedicar unas horas en sus instalaciones para ver cómo están funcionando con él en el día a día.
Sexto criterio para elegir un software de gestión: Soporte, asistencia y formación
El ERP es importante, pero igual de importante o más es la empresa que lo distribuye.
Un criterio fundamental para elegir un ERP es el soporte y asistencia que nos ofrecen una vez realizada la formación y el software ya está implantado y funcionando. ¿Qué puedo hacer ante una incidencia? ¿Dependeremos de un solo consultor? ¿Tienen un departamento de soporte? ¿Tienen alguna herramienta concreta de soporte? ¿Cuál es el tiempo medio de resolución de las incidencias?
Hay que asegurarse de tener soporte remoto disponible durante el horario laboral.
Además del soporte y la asistencia también es un punto fuerte las empresas que tienen un sistema de formación continua para los usuarios finales del ERP.
Séptimo criterio para elegir un ERP: ¿Local o en la nube?
No hay una opción correcta e incorrecta, dependerá de lo que mejor se adapte a tus necesidades, pero sin duda es un criterio a tener en cuenta a la hora de un cambio de software.
Si se elige alojar el ERP de manera local, hay que asegurarse de que las infraestructuras lo permitan o saber que requisitos son los que tiene que cumplir en el caso de que no sea así. El proveedor de ERP deberá proporcionarnos los requisitos técnicos.
Si se ha elegido alojar el ERP en la nube, lo normal es que el proveedor sea el encargado del mantenimiento, actualizaciones y copias de seguridad de los datos. Hay que asegurarse de que la ubicación es segura.
Octavo criterio para la elección de software de gestión: Equipo interno
Otro criterio clave a la hora del cambio de software de gestión es la facilidad o dificultad de adopción de los usuarios finales de nuestra compañía. Es clave puesto que tendrá que convivir con el ERP durante los próximos años.
Hay que hacer una evaluación del nivel tecnológico de los usuarios clave dentro de su empresa. También es importante contar con un responsable de proyecto dentro de la organización soporte el peso del proyecto y sirva de soporte a sus propios compañeros, ayudando y dando apoyo a aquellos usuarios que más dificultades puedan llegar a tener con el uso del programa.
En cualquier caso, es importante mostrarles las ventajas que traerá el cambio de ERP y prepararlos para dedicar un tiempo extra en aprender y acostumbrarse a usar la nueva herramienta. Es algo que a priori parece algo obvio, pero no sería el primer caso que un equipo de personas anticuadas y poco flexibles echan para atrás un proyecto de cambio de software.
Noveno criterio para la elección de un ERP: Software vertical o horizontal.
El ERP perfecto nunca requeriría ninguna personalización, pero según el tamaño y el sector de nuestra empresa esto no es factible. Por eso, a la hora de cambiar nuestro sistema de gestión este criterio, junto con el de nuestras necesidades es el más importante.
Debemos tener claro qué queremos, si un software vertical que nos aporte toda la funcionalidad y experiencia de nuestro sector o por el contrario preferimos un software estándar con desarrollos a medida personalizado 100% para nosotros.
Estos son los 9 criterios de selección que te ayudaran a elegir el mejor software de gestión o ERP para tu empresa. Basándote en ellos y viendo el proyecto de manera global, teniendo en cuenta tus necesidades, el equipo que te acompaña y sabiendo donde puede estar tu empresa en el futuro, podrás elegir el proveedor y el ERP que te acompañen en el camino del éxito en los próximos años.
