¿Cómo importar el presupuesto desde el plan de cuentas?

¿Cómo importar presupuesto desde el plan de cuentas?

El uso de presupuestos contables en Microsoft Dynamics NAV es una herramienta muy eficiente a la hora de gestionar el análisis de objetivos y resultados de una empresa. Ya que nos permite analizar en cada momento los resultados actuales de la empresa con los propuestos a principio de año, de manera sencilla y dinámica. Se trata, de este modo, de una funcionalidad muy apreciada entre los usuarios de la herramienta. Sin embargo, el hecho de tener que introducir los datos del mismo de manera manual es, sin duda, una de las razones por las que nuestra empresa puede declinar el uso de esta funcionalidad.
Desde Ayanet siempre estamos dispuestos a facilitar el trabajo de los usuarios de Microsoft Dynamics NAV, y es por ello que a lo largo de este “truco” os vamos a enseñar cómo poder salvar este problema, utilizando la funcionalidad de Exportar / Importar presupuestos desde Microsoft Excel. De este modo, podremos utilizar nuestro plan de cuentas como base de presupuestos futuros.

¿Por qué desde el Plan de Cuentas?

Como ya conocemos, los presupuestos contables de Microsoft Dynamics NAV se basan en una estructura de Plan de Cuentas, y es por ello que resultará mucho más fácil utilizar nuestra propia estructura contable para utilizarla como base de los presupuestos.

Por otro lado, una de las claves para realizar un presupuesto realista y alcanzable es basarnos en antiguos presupuestos o (en el caso de ser nuestro primer presupuesto) antiguos resultados de la empresa. Es por ello que proponemos basarnos en nuestros resultados contables de años anteriores como base principal para realizar el presupuesto del próximo año, añadiéndole las correcciones pertinentes.

¿Cómo utilizamos nuestro Plan de Cuentas como base de Presupuesto?

Ejemplo: crear un presupuesto trimestral para el año 2016 basándonos en los resultados de 2015.

1) Lo primero que tendremos que hacer es crear un nuevo presupuesto contable y exportar la plantilla del mismo a Microsoft Excel. En nuestro ejemplo, crearemos un presupuesto de periodicidad trimestral y clicaremos en “Exportar a Excel”; de este modo exportaremos la estructura del balance a nuestro ordenador.
Por otro lado, una de las claves para realizar un presupuesto realista y alcanzable es basarnos en antiguos presupuestos o (en el caso de ser nuestro primer presupuesto) antiguos resultados de la empresa. Es por ello que proponemos basarnos en nuestros resultados contables de años anteriores como base principal para realizar el presupuesto del próximo año, añadiéndole las correcciones pertinentes.

2) Una vez conseguida la plantilla de presupuesto, iremos al Plan de Cuentas y procederemos a exportar los resultados de cada periodo del presupuesto (trimestre) del año 2015. Para ello utilizaremos los filtros “Totales límite” y utilizaremos filtros de fecha para obtener el resultado del primer trimestre del año 2015. Una vez filtrada la tabla, la exportaremos a Excel.

3) Cuando tengamos abierta la hoja de Microsoft Excel con el Plan de Cuentas filtrado al primer trimestre del año 2015, tendremos los movimientos contables de este periodo en la columna de “Saldo Periodo”. Estos son los datos que nos interesa trasladar al presupuesto, con lo que copiaremos la columna. Lo único que tendremos que hacer después es copiar los valores de la columna en la columna correspondiente al primer trimestre del presupuesto exportado.

Repetiremos este proceso para cada periodo que queramos completar en el presupuesto, en nuestro ejemplo para el segundo, tercer y cuarto trimestre de 2015. Una vez realizado el traslado de datos, podremos realizar directamente en Excel las modificaciones de presupuesto que nos hayamos propuesto, utilizando fórmulas. Ej: aumentar las partidas de ingresos un 5% respecto al año pasado, etc…

4)Una vez, tengamos nuestro presupuesto en Excel ajustado y terminado procederemos a importar el mismo a Microsoft Dynamics NAV. Para ello volveremos a nuestra plantilla de presupuesto y clicaremos en “Importar desde Excel”, para elegir el archivo de presupuesto que hemos modificado anteriormente.

Con estos sencillos pasos podemos importar el presupuesto desde plan de cuentas. Y así generar nuevos presupuestos ajustados a los resultados contables reales de años anteriores de una manera rápida y sencilla. Con lo que no tendremos que meter cada dato de manera manual.

Esperamos que este truco haya sido de utilidad para seguir aprovechando al máximo todas las funcionalidades de Microsoft Dynamics NAV. Si tienes alguna consulta sobre Microsoft Dynamics NAV envíanosla y te responderemos encantados.