¿Qué debe cumplir el software de gestión (ERP) de las empresas para evitar las sanciones previstas en la Ley de Lucha contra el Fraude Fiscal?

El pasado 11 de julio entró en vigor la ley 11 2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esta norma tiene como objetivo reforzar el control tributario y, entre otras cuestiones, pretende erradicar el uso de software contable y de gestión de doble uso por entender que amplía la posibilidad de fraude al poder usarse para falsear o duplicar la contabilidad real, sujeta a obligaciones tributarias de las empresas y autónomos. Así establece que, los software de gestión (ERP) que se utilicen en contabilidad deben ajustarse a unos requisitos que garanticen la trazabilidad de todas las operaciones realizadas al respecto.

Concretamente esta ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal destina los apartados 4ª y 21º de su artículo 13 a modificar la Ley General tributaria. En el apartado 4ª del artículo 13 modifica el artículo 29.2 de la Ley General tributaria que establece las obligaciones tributarias formales y lo hace añadiendo una letra J que exige la obligación por parte de los productores, comercializadores y usuarios de los sistemas y/o programas informáticos que soporten estos procesos contables de facturación y de gestión, garanticen la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros sin omisiones o alteraciones de las que no quede una debida anotación en los mismos sistemas.

En este momento nos encontramos con que no tenemos el detalle de cuáles son esas especificaciones técnicas de los programas de gestión que vayan a ser exigidas para garantizar esa integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros ya que la reforma o la nueva norma lo deja a un desarrollo reglamentario de esta ley.

Al igual que la posible obligación de que los programas estén certificados y utilizan un formato estandarizado, en el apartado 21 del artículo 13 de esta nueva ley se añade un artículo nuevo 201 bis a la Ley General tributaria. Este artículo lo que hace es incorporar la infracción a los desarrolladores, productores, comercializadores de estos programas informáticos, en caso de incumplimiento, es decir, de que comercialicen, desarrollen o produzcan este tipo de programas sin cumplir estos requisitos.

Según la ley de Lucha contra el Fraude Fiscal constituyen infracciones graves los software de gestión (ERP) que permitan:

La fabricación, la producción, la comercialización de programas de gestión (ERP) que soporten procesos contables de facturación o de gestión de personas o empresas que desarrollen actividades económicas y esto cuando permitan llevar contabilidades distintas referidas a una misma actividad y ejercicio económico al dificultar el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario.
Cuando permitan no reflejar total o parcialmente la anotación de transacciones realizadas.
Cuando permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
Cuando permitan alterar transacciones ya registradas
Cuando no cumplan las especificaciones técnicas que garanticen esa integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de la Administración Tributaria.
Cuando no se certifiquen los sistemas fabricados o producidos o comercializados.

Como hemos indicado antes, actualmente no se conocen esas especificaciones técnicas que se supone que están pendientes de su desarrollo reglamentario y por lo tantos dichas infracciones se entiende se podría llevar a cabo porque estamos a expensas de que se determine por reglamento en qué consiste esa certificación y quién va a ser el organismo certificador.

¿Qué multas hay para los software de gestión (ERP) que no cumplan con la Ley de Lucha contra el Fraude Fiscal?

Todos estos supuestos tienen definida una multa fija 150.000€ por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas.

Por cada sistema o programa informático que sea objeto de infracción, a excepción de la falta de certificación, que cuando se desarrolle reglamentariamente va a conllevar una multa fija ya establecida de 1000€ por cada sistema o programa comercializados sin certificar.

Además de los desarrolladores productores y comercializadores de software también pueden ser sancionados los usuarios finales, es decir, los autónomos y las empresas, ya que la norma también considera infracción grave además la mera tenencia de sistemas informáticos no certificados o cuando se hayan alterado los dispositivos certificados sancionados. En tal caso también la multa fija de 50.000€ por cada ejercicio en el que se hayan tenido esos sistemas para su contabilidad y gestión.

En definitiva, estamos ante una reforma de la Ley General tributaria que actúa como un anuncio a lo que puede venir en otra norma que lo desarrolle reglamentariamente ya que en la actualidad ni contamos con las especificaciones técnicas concretas y requisitos que van a ser exigidos a este tipo de software ni con la certificación que vaya a ser requerida finalmente.

3 curiosidades sobre la nueva ley de Lucha contra el Fraude Fiscal

La primera es que tanto la obligación como las infracciones indicadas entran en vigor a los 3 meses desde la publicación de esta nueva ley, es decir, son exigibles a partir del 11 de octubre de 2021 según la disposición final séptima de esta ley de lucha y prevención contra el fraude fiscal, con lo que es de esperar que en estos 3 meses se publica el reglamento y se dé margen de adaptación a las empresas a los cambios requeridos ya que en caso contrario se entiende que se produce inseguridad jurídica.

La segunda curiosidad es que la reforma establece sanciones fijas, es decir, no modula en función de circunstancias incluso de grados de responsabilidad, culpabilidad. Todos sabemos que un programa informático puede tener fallos hasta su consolidación, no siendo lo mismo que una empresa desarrolla y comercializa un software que claramente permita llevar una doble contabilidad integra a que exista un pequeño fallo en el sistema que puede llevar a cabo o se puede parchear o se puede mejorar con una actualización y que sin embargo entre tanto haya podido ser aprovechado por un usuario final quizás por un valor de un apunte contable falso de 50€ o 200€, frente a las sanciones que están establecidas de forma fija. La verdad es que adolece de bastante falta de proporcionalidad.

Y finalmente la tercera curiosidad es que la ley deja todos los requisitos técnicos la certificación al desarrollo reglamentario y sin embargo lingüísticamente utiliza cada vez que se refiere al reglamento lo hace en términos potenciales o de posibilidad no como una certeza no como que claramente se vaya a desarrollar todo esto en un reglamento y esto también produce bastante inseguridad. Es un sinsentido que el legislador corra, que haya tenido tanta prisa en hacer una reforma sin contar con un claro desarrollo reglamentario al que deba acogerse la industria de desarrollo de software y los propios autónomos y las empresas como usuarios, lo indica además como una posibilidad y además deja claros los plazos cortos en los que van a empezar a ser exigibles y a imponer estas obligaciones y a imponerse sanciones.

Conclusión

Es de esperar que mientras este desarrollo reglamentario no se produzca tampoco se abran expedientes sancionadores cuyo caso sí estaría produciéndose una enorme inseguridad jurídica respaldada con cuantiosas multas.

Entre tanto la recomendación es asegurarnos de que nuestro software cumple esas garantías de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, es decir, asegurarnos de que el nuestro software contable y de gestión actual no nos permite falsear o tener apuntes contables duplicados permitiéndonos evidenciar en todo caso la trazabilidad de nuestras operaciones.